MANAJEMEN PERKANTORAN

MANAJEMEN PERKANTORAN

   Berikut ini adalah beberapa pengertian manajemen administrasi perkantoran menurut para ahli : Pengertian manajemen perkantoran menurut 

George R Terry, Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Pengertian manajemen perkantoran menurut John Neuner dan Benjamin Haynes. “For this reason office management covers a narrower fild than the term “management” generally implies,office management concerning it self to a large extent with office superfision.” (Berdasarkan alasan ini manajemen perkantoran mencangkup bidang yang lebih sempit dari pada yang umumnya di kandung oleh istilah ”manajemen” manajemen perkantoran untuk bsebagian besar berkenaan dengan pengawasan perkantoran.) 

Pengertian manajemen perkantoran menurut W.H Evans : “for our purpose, we may define office administration as the function which involves the management and direction of all phases of the business operation which impinge upon data processing, communications, and organization memory”. (administrasi perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi) 

 Pengertian manajemen perkantoran menurut William Leffingwell & Edwin Robinson menjelaskan bahwa manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun perkerjaan itu harus dilakukan. Pengertian manajemen perkantoran menurut Littlefield & Peterson : The term office management will be used insuch a broad sense in this book ;it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whomever performed”. (Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas; ini dianggap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran di manapun dan oleh siapapun dilakukan).

 Pengertian manajemen perkantoran menurut William Spriegel dan Ernest Davies menerangkan bahwa manajemen perkantoran merupakan pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan. Pengertian manajemen perkantoran menurut Suparjati dkk (2000:4) mengemukakan manajemen perkantoran adalah suatu proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Pengertian manajemen perkantoran menurut Arthur Grager : “Office management is the function of administering, the communication and record services of an organization”. (Manajemen Perkantoran merupakan fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi) 

 Pengertian manajemen perkantoran menurut Gie (1991:4) manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawassi, dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib pekerjaan kantor. 

 Pengertian manajemen perkantoran menurut Millis Geoffrey Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan

 Pengertian manajemen perkantoran menurut Hal Nourse : “it seems to me that office management in the broeder senseminght embrace, not onli the generally accepted office service functions, bat also the areas fo fungtional control and administrative direction of most clerical and paperwork.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti yang lebih luas dapat mencangkup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang teleh di terima pada umumnya, malainkan juga bidang-biang mangenai control fungsional dan pengarahan administrative terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tullis.


Mengenal Kop Surat dan Fungsinya

Kop surat merupakan bagian dari surat resmi, dan ditempatkan di bagian atas surat. Dengan tampilan kop surat umumnya dikenal untuk membedakan antara surat formal dan non-formal.

Seseorang yang menerima surat akan menyadari dengan cepat perbedannya, karena surat resmi menggunakan kop surat, sedangkan surat non-formal  tidak menggunakannya.

Fungsi kop surat adalah untuk mewakili identitas lembaga / perusahaan. Kop surat terdiri dari nama, logo alamat, atau desain perusahaan, nomor telepon, dan kadang-kadang pola latar belakang.

Ketika kita ingin membuat kop surat , kita harus mempertimbangkan beberapa poin yang harus diperhatikan:


1. Kop surat harus sepenuhnya ditulis (harus memiliki logo lembaga, nama lembaga, alamat, nomor telepon, kotak surat, faksimili).

2. Nama institusi harus ditulis dalam huruf kapital.

3. Keterangan selanjutnya ditulis dalam huruf kapital  pada awal kata untuk: alamat, faximiles, telepon, email. Contoh:

• Alamat
• Faximiles
• Telepon
• Email

4. Untuk setiap kata sambung ini harus ditulis dalam huruf kecil. contoh:

• di
• dan

5. Tidak menyingkat kata. contoh:

• Tlp.  (bukan "Telepon")
• Almt (bukan "Alamat")

6. Jangan gunakan P.O.BOX untuk menunjukkan Alamat

Manajemen Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan.  Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan.


Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. (Zulkifli Amsyah, “Manajemen Kearsipan”).

Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir.


7. Kita harus menambahkan titik dua (:) jika ada nomor. Menempatkan titik dua (:) setelah kata-kata